6.フランクリン手帳 ~最強の情報管理ツール~

「手帳と収納に何の関係があるの!?」と思われる方も多いと思いますが、実に大アリです。「収納は頭でするもの」というのが収納マンの持論ですが、それだけでなく、特に書類の整理で困っている人には是非使ってもらいたいツールなんですね。

ここでは、フランクリン手帳とは何かというところから、使い方までをガイドします。

<1>フランクリン手帳とは?

まず、フランクリン手帳とは何か?というところからお話しましょう。まず「フランクリン」という名称は、ベンジャミン・フランクリンという人の名前から取ったものです。1706年にボストンに生まれ、科学者としても政治家としても有名です。この人の名を知らなくても、”Time is money”(時は金なり)という言葉は知っているでしょう。これは彼の残した超有名な言葉です。また、アメリカ最高額紙幣である100ドル紙幣の肖像にもなっています。いわば、世界の福沢諭吉なのです。

このようにエライ冠が付いた手帳ですが、知らない人は全然知らないわけですが、全世界で既にたくさんの方が使用しています。特に経営者や上級職の人々に愛用されていますが、なぜこれほど絶大な支持を得ているかというと、この手帳が「第4世代の手帳」と呼ばれることに深く関係があります。

「第4世代の手帳」という意味について説明する前に、第1~3世代の手帳について説明する必要がありますね。

  • 第1世代・・・いわゆるメモ帳
  • 第2世代・・・カレンダー機能(日付)が付いた手帳
  • 第3世代・・・カレンダー機能に加え、日々の目標設定が出来る手帳

フランクリン手帳は、上記の前世代手帳とは全く次元が異なるものです。表面的には第3世代手帳と変わらないように見えるのですが、中身は全く異なります。ここが、フランクリン手帳を他人に勧められて使用したにもかかわらず、その素晴らしさを実感できずに前の手帳に戻してしまう人が多いポイントです。

表面的には第3世代手帳と何ら変わりの無いように見えるフランクリン手帳の特徴とは、簡単に言えば、トップダウン型の手帳だということ。・・・・・・これだけでは意味が分かりませんね。もう少し、具体的に説明しましょう。

今までの手帳は、日々の消化の上にゴールが来るというものでした。しかしフランクリン手帳の場合は、まず自分の価値観とが一番上にあって、その下に具体的な目標設定があり、その目標に到達するために、月→週→日のスケジュールを組んでいくのです。例えるなら営業マンの売上。出来ない営業マンは日々の仕事を黙々とこなし、月末近くになって売上が足りないと言って走り回る、他方で出来る営業マンは月末の目標金額を達成するために週ごと、日ごとに目標を設定して行動に移す、これができるか出来ないかが、すなわちフランクリン手帳を使っているか、使っていないかの差です。営業経験のない方なら、小学生の夏の宿題をイメージしてもらっても構いません。もしあなたが「私は夏休みの終わりに慌てるタイプだし、それが悪いことだとは思わない」(=価値観)と思うなら、以下は読むだけ時間の無駄ですので飛ばして他のサイトをご覧ください。以下は、「一度きりの人生を無駄なく、なおかつゆとりを持って生きたい」と願う人だけがお読みになってくだされば結構です。

<2>本当のフランクリン手帳の使い方

このフランクリン手帳の使い方は、収納の基本と本当に似ています。手帳の使い方を説明する前に、もう一度、収納の基本についておさらいしましょう。まず、収納は頭でするものです。モノを動かす前に、まず頭の中の整理です。「なぜ片付かないか?」をまず考え、「どうしたら使いやすくなるのか?」「どういう片付け方なら自分に合っているか?」を頭の中で整理、混乱してくるようであれば箇条書きに紙に書いていきます。ここから、収納が始まるのですが、ここが一番大事なポイントです。

そしてここからは手帳の使い方にシフトします。手帳を手に取って、まずするべきことはアドレス帳を写すことでも、スケジュールを写すことでもありません。まずやるべきことは、貴方の価値観について考えることです。目標設定と似ていますが、若干違います。目標設定の場合は。「売上目標1億円!」とか「弁護士になる!」というようなことですが、そういった自分の目標の裏にある価値観を探るのです。目標が「弁護士になる」ことであれば、「なぜ弁護士になりたいか?」考えるのです。金のため?世のため人のため?・・・・・自問自答するのです。「いや、金じゃない!世のため人のためだ!」と答えたら今度は、「じゃ、弁護士になることだけが世のため人のためか?」とまた自問自答するのです。ここでまた「自分は法律を学ぶのが性に合っている」などの解答が出せれば、おそらく間違いなく弁護士を目標にして問題ないでしょう。逆に、弁護士以外の道があればより深く検証せざるを得ません。

アプローチの仕方は実際にはもっと複雑ですが、このようにして価値観を見出していき、目標に落とし込んでいくことが、この手帳を使うときの最初です。最低でも丸1日以上掛かる作業ですが、この儀式を越えないことにはこの手帳は使いこなせません。ここではこれ以上複雑に説明するスペースが無いので、使い方マニュアル本がたくさん出ていますのでそれらをお読みになることを一応、オススメします。(→書籍一覧

それではここからはマニュアル本に書いていない、もっとシンプルな使い方を説明します。前述のように、「価値観を見出す」とは言っても、考えれば考えるほど分からなくなってくるものです。最終的には「自分の存在」そのものに疑問を持ったり、「宇宙の神秘」の領域まで思考が飛んでしまいかねません。そこで、まずシンプルに、フリーページを使って自分の夢を100個書いてみてください。順不同で、箇条書きで結構です。書いているうちにだんだん、「CDが欲しい」「ホームシアターが欲しい」など、小さな物欲ばかりになってきますが、それでもとりあえず100個書いてみるのです。そうすると、自ずと自分の価値観というものが分かってきますし、思いもしなかった夢が見つかることもあります。

それでも夢や価値観が見つからないという人は、「したくないこと」「やりたくないこと」を100個書いてみてください。案外、今の自分の仕事が「やりたくないこと」だったりして、ガッカリすることもありますが、今それを知ることが出来てよかったと、むしろプラス思考で喜んで、今後の人生に生かす、つまりはフランクリン手帳に反映させれば良いのです。

ここまで問題なく出来れば、「目標」というページに「価値観」「長期目標」「中間ステップ」を書き込みます。仕事やプライベート、その他の活動に分けて書き込んでも構いません。(→詳しくはコチラ

あとはこの価値観や目標に照らし合わせながら、年間目標→月間目標→週間目標→日々の行動に落とし込んでいけばよいだけです。今までの手帳に書き込まれたスケジュールで、自分の価値観にそぐわないものはキャンセルすることも考えます。”Time is money”、時間はお金であり、自分の人生の一部であり、皆平等であると共に、決して帰ってこない瞬間ですから。

<3>フランクリン手帳の選び方

フランクリン手帳は非常に高いものです。私も最初、書店で見たときは「えっ!?」と思いました。タダの紙切れなのに、1年分のリーフレットが4,000円以上します。初心者のための「スターターキット」という、一式が詰まったもので、11,550円。よ~く検討してから購入する必要があります。

まず、サイズですが、小さいほうから順に、ポケット、コンパクト、クラシックの3サイズで、コンパクトがいわゆるバイブルサイズです。ポケットサイズですら、女性から見れば異常に大きく見えます。ちなみに私はコンパクトサイズを使用しています。クラシックでは大き過ぎ、ポケットでは書き込みにくいからです。

次に、リーフレットの種類ですが、英語版と日本語版があり、私は仕事柄、六曜を必要とするので、日本語版を使用しています。あと、1月始まり、4月始まり、7月始まり、10月始まりが用意されています。他に、ちょっと凝ったデザインのリーフレットもあります。また、1日分が見開きになっているデイリータイプ、1日1ページデイリー(見開きで2日間分)、見開きで1週間分のウィークリータイプなどがありますが、私は日々のノート欄が多いほうが使いやすいため、1日分が見開きになっているデイリータイプを使用しています。ただし、かさばってしまうので、私の手帳カバーの場合は通常3か月分程度しか収納できません。

大雑把には以上のようなものが用意されており、組合せは実に多種多様で、初心者には選びにくいものです。ですからまず最初はスターターキットを参考に、必要なものをピックアップしてみましょう。

【コンパクトサイズ】デイリー・スターター・キット(日本語版)フランクリン・プランナー初心者用の基本セット。英語版、その他のサイズなども同様にセットで用意されています。また、何月始まりかについても1月、4月、10月が用意されています。必要なものは一応全て揃っているのでまずはこれを使ってみることをオススメします。セットの内容は以下の物が入っています。
スターター・パック スターター・パック(日本語版)コンパクトサイズ価値観や目標を書き込むページ、予算、アドレス帳等を含むパーソナル・マネジメントページ、見出しページ(マネジメント・タブ)、しおり(ページファインダー)、ページファインダーに入れるようになっている1週間コンパス、簡易使用説明書であるクイック・スタート・ガイドなどの基本リフィルが入っています。1週間コンパスは日々のスケジュールを確認しながら、週間目標を確認するためのアイテムです。
(現在はこれ単品では購入できないようです)
【コンパクトサイズ】オリジナル・デイリー・リフィル (日本語版)1日2ページこちらは見開きで1日分のタイプ。一番左の欄は、デイリータスク、つまりその日するべきことを書く欄で、A~Cのランクを付け、そのタスクが終われば「レ」(チェック)を入れ、現在進行中の場合は「・」(点)、先延ばしする場合は「→」、他の人に委任する場合は「○」(丸)、中止する場合は「×」(バツ)を書くのが基本です。その右側の欄は時間軸の付いた日中スケジュール帳、右ページはメモ欄です。
【コンパクトサイズ】保管用バインダーこの保管用バインダーというのは、持ち歩くときに使用するためのものではなく、未使用のリフィルや使用済みのリフィルを入れるためのものです。スターターキットに入っている手帳カバー(バインダー)は、デイリーリフィルだと通常3か月分程度しか入らないため、残りはこれに入れておくことになります。これを本棚に入れておいて過去の記録を見るのにも重宝します。1年分のリフィルが収納可能。
アクセサリーパック ファスナー・ポーチ、名刺ホルダー、ライン・ページ(30枚入り)、サテライト・ノートブックがセットになったもので、通常の手帳にオマケでついているようなものです。私の場合は、ファスナー・ポーチに娘の写真、名刺ホルダーに予備の名刺を入れたりしています。
ハンドブック 基本的な使用方法は全てこれに書かれていますので、熟読すれば別に本を買って読む必要はありません。
オリジナルバインダー 手帳の外側、6穴バインダーです。市販のバインダー手帳と穴の位置は同じですが、フランクリンのリフィルは通常の手帳のリフィルに比べ横方向に大きいので、他社のバインダーは使えません。商売上手ですね(笑)私が購入した当時はピッグスキンで安っぽかったのですが・・・・・今は多少、マシになったんですかね。私はスターターキットのものではなくエナメル製のものを使用しています(確か10,000円以上だったと思います)。

以上ご理解いただければ、特に手帳のデザインにこだわるなら全て別々に購入するのも良いでしょう。逆に、いきなり1万円以上も投資するのはリスクと考えるなら、以下のようなお試しキット(トライアルセット)もあります。

また、システム手帳は大きいし、値段も高いし、自分には向かないという人には、通常のノート型手帳(オーガナイザー)という商品もあります。メモ欄が少ないですが、特段メモ欄を必要としない人や仕事を持っていない人には十分です。

フランクリン・プランナー【 トライアル・セット 】2ヶ月分のリフィル(日付印刷無し)などがセットになっています。(簡易バインダー(ポリプロピレン製)、月間カレンダー2ヶ月分(日付なし)、2ヶ月分のブランク・リフィル(デイリータイプ、ウィークリータイプ各2ヶ月分))
個人的には使ったことは無いのですが・・・・・私の場合は高い手帳を買ったからこそ一念奮起して活用しようとしたので、これは挫折する余地も大きいようには思います。
フランクリン・プランナー オーガナイザーシステム手帳の機能をそのままに、軽く、持ち運びにも便利で紐タイプのしおりも2つ付いたA5サイズ綴じ手帳。月間カレンダーは18ヶ月分。全10色のカバー右側にはペンループがひとつ付属。価格も手頃。

<4>日々のフランクリン手帳の使い方

前日の夜もしくはその日の朝に、まず手帳と睨めっこ・・・・・これが日課となります。自分の価値観、目標、月間スケジュール、週間スケジュールと照らし合わせながら、その日のタスク(用件)を書き込み、タスクごとにA~Cのランクを付け、時間軸の付いた欄に落とし込みます。だいたい、毎日15分の作業です。慣れるまでは面倒ですが、慣れれば手帳を見ないことのほうが怖くなります。

その日を過ごすうちに、右側のノート欄がメモで埋まっていきます。ちょっとしたメモから重要な用件まで様々ですが、重要事項は書いた場所が分かるように、各月最初のページにある「インデックス」に日付と用件のタイトルを記入します。そうすると、これが手帳の目次になるのです。

ついでに、使用するペンについても記しておきましょう。私の場合は4色ボールペン(黒・赤・青・緑)を使用します。一般的にはフランクリン手帳とこれを併用する場合、黒=仕事、赤=プライベート・・・・のように分けるのですが、私の場合はついつい黒で何でも書いてしまうので、黒はスケジュールほか一般記入用、赤は重要事項、青はビジネスのアイディア、緑はそのほか色分けする必要があるときに使用しています。ペンだけでなく、一通り使ってみたら自分流にカスタマイズするのが良いでしょう。

<5>最後に・・・・

収納の話と関連付けなければここでフランクリン手帳を推奨する意味が薄いので、もう一言付け加えます。書類の整理がうまくいかないという人の多くが、モノの管理を一元化することが不得意です。例えば、洋服をあちらこちらに収納してしまう、結果、どこに何がどれくらいあるのか把握しにくくなってしまうと共に、労力的にも時間的にも金銭的にも不必要に無駄を生じてしまいます。洋服などは、もちろんケースバイケースで例外もありますが、基本的には一箇所にまとめて収納するのが理想です。同様に、情報も一元管理・・・・・すなわち、一箇所にまとめることが理想です。そのためにとるべき手段はもちろん手帳だけでなく、いまや一家に一台となったパソコンでも構いませんし、書棚でも構いません。しかし、携帯性に優れ、即時に書き残すことができる手帳を使うことは、アナログな手法ではありますが、私はやはりこれ無しでは情報を一元管理するのは難しいと考えます。

現代に於いては情報は多種多様で膨大です。チラシ、DM(ダイレクトメール)、Eメール、書類、新聞の切り抜き・・・・・これら多種多様の形態の情報をそのままの形で一元管理するのはもはや不可能です。ですから、パソコンで管理できるものはそれで良いとして、パソコンで管理できない、または適さない情報は、手帳に書き込むことによって情報をリサイズしてやるのが一番だと思います。

その上で、普通の手帳ではなく、このフランクリン手帳をお勧めするのは、もちろん単なる見栄ではなく、前述のように、まず価値観と目標を見定めるという点に他なりません。まず考えるということ、そしてそれを習慣付けるということ、さらに自分の価値観や目標と照らし合わせて日々の行動に優先順位を付けるということ・・・・・これは全て収納をうまくやり抜くことに必要不可欠なことです。

もしこの高い手帳を買って使いこなせなかったら・・・・・と心配する必要はありません。実際、私自身も偉そうなことを言っていますが、この手帳の機能の10%も使いこなせていないように思います。ちょうど、パソコンというアイテム一つあればすごくたくさんのことが出来るのに、インターネットとメールしか使っていない、というのに似ています。人間の脳も同様ですね。

繰り返しになりますが、この手帳は本当に素晴らしい手帳です。手帳に書いた夢が実現する・・・・・ウソだと思うかもしれませんが、本当にそうなる魔法の手帳です。過去に決別し、本当の未来を取り戻す、今がチャンスです。GOOD LUCK!!

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